Vorsorgefragen für Unternehmer/innen Allgemeine Unternehmensinformationen Beachten Sie, dass diese Fragen Ihnen dabei helfen sollen, sich zu überlegen, ob eine Notfallplanung etwas für Sie wäre. Bitte lesen Sie auch meinen Blog: Blog Vorsorge für Unternehmen Wie heisst Ihre Unternehmung? Welche Form hat Ihr Unternehmen? Einzelunternehmen GmbH AG Andere Form, nämlich: Andere Form, nämlich: Wie viele Mitarbeitende inklusive Führungspersonen hat das Unternehmen? 1 Identifikation von Schlüsselpersonen Haben Sie in Ihrem Unternehmen Personen mit Schlüsselfunktion (Schlüsselpersonen)? Eine Schlüsselperson ist jemand, der aufgrund seiner entscheidenden Rolle, einzigartigen Fähigkeiten oder Wissens wesentlich für den Erfolg und das Funktionieren des Unternehmens ist. Ihr Einfluss ist für den Betrieb und das Wachstum des Unternehmens von grosser Bedeutung. Nein Ja >>> Bitte auflisten Bewertung der Auswirkungen eines Ausfalls Welche unmittelbaren Auswirkungen hätte der Ausfall einer Schlüsselperson auf das Tagesgeschäft? Gibt es Aufgaben oder Funktionen, die nur von diesen Schlüsselpersonen ausgeführt werden können? Wenn ja, welche? Wie würde sich der Ausfall einer Schlüsselperson auf langfristige Projekte oder Ziele auswirken? Notfallpläne und Strategien zur Krisenfestigkeit Verfügt Ihr Unternehmen über einen Notfallplan für den Ausfall von Schlüsselpersonen? Ja Nein Bitte kurze Beschreibung des Notfallplans Wie oft werden Notfallpläne aktualisiert und überprüft? Gibt es Schulungen oder Vorbereitungen, um andere Mitarbeiter auf die Übernahme von Schlüsselfunktionen vorzubereiten? Ja Nein Bitte Details betreffend Schulung und Vorbereitungen angeben Gibt es Strategien zur Minderung von Risiken, die mit dem Ausfall von Schlüsselpersonen verbunden sind? Ja nein Bitte Details zu den Strategien zur Minderung von Ausfallrisiken Informationssicherung und -zugang Werden wichtige Informationen und Dokumente zentral gespeichert und sind für andere Teammitglieder zugänglich? Ja Nein Wenn ja, wie werden die Informationssicherung und der Zugang zu Informationen gesichert? Gibt es Verfahren, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen regelmässig aktualisiert werden? Wenn ja, welche? Wie wird gewährleistet, dass vertrauliche Informationen geschützt, aber im Notfall zugänglich sind? Management laufender Projekte Wie wird der Fortschritt von Projekten und offenen Aufgaben dokumentiert? Gibt es einen klaren Prozess zur Übergabe laufender Projekte im Falle eines Ausfalls? Ja Nein Es ist so:Es ist so: Kundenkommunikation und Beziehungsmanagement Wie wird die Kontinuität der Kundenbeziehungen bei Ausfall einer Person sichergestellt? Gibt es eine dokumentierte Übersicht über mündliche Gespräche mit Kunden? Ja nein Es ist so:Es ist so: Sind diese handschriftlich oder maschinell (computererfasst) erfasst? handschriftlich maschinell beides maschinell und handschriftlich, wobei das Handschriftliche gescannt und am richtigen Ort abgelegt wird Kommunikationsstrategien und Formulierungen bei Ausfall einer Schlüsselperson Welche Kommunikationsstrategien gibt es für den internen und externen Austausch bei Ausfall einer Schlüsselperson? Wie wird das Wording gegenüber Kunden und Mitarbeitern bei Ausfall einer Schlüsselperson gehandhabt? Gibt es vorbereitete Vorlagen oder Leitlinien für solche Kommunikationssituationen? Ja Nein Vorsorge und Prävention Welche weiteren Massnahmen könnten getroffen werden, um die Krisenfestigkeit des Unternehmens gegenüber dem Ausfall von Schlüsselpersonen zu erhöhen? Rechtliche und administrative Vorbereitungen Haben Sie Vollmachten im Zusammenhang mit dem Ausfall von Schlüsselpersonen im Unternehmen erteilt (z.B. Handlungsvollmacht, Generalvollmacht, Prokura)? Ja Nein Wieso nicht? Werden diese Vollmachten regelmässig überprüft und aktualisiert? Ja Nein Existiert ein „Firmentestament“ oder ein Erbvertrag, um die Unternehmenskontinuität im Erbfall zu sichern? Ja Nein Sind familienrechtliche Regelungen (z.B. Eheverträge) auf das Unternehmensvermögen abgestimmt? Ja Nein Informations- und Dokumentenmanagement Existiert eine Art Notfallordner mit wichtigen Unternehmensdokumenten und Zugangscodes? Ja Nein Sind alle Schlüsseldokumente und Informationen auch digital verfügbar und gesichert? Ja Nein Kommunikations- und Informationspolitik Gibt es einen Kommunikationsplan für interne und externe Stakeholder (vom Ausfall einer oder mehrerer Schlüsselpersonen Betroffene) im Notfall? Ja Nein Wie wird sichergestellt, dass alle relevanten Parteien (Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten) zeitnah und korrekt informiert werden? Betriebliche Kontinuität und Prozessmanagement Ist klar definiert, wer im Notfall operative und strategische Prozesse übernimmt? Ja Nein Gibt es klare Vertretungsregelungen für alle Schlüsselpositionen? Ja Nein Wie wird die Nachverfolgbarkeit und Kontinuität der Geschäftsprozesse im Notfall gewährleistet? Risikobewertung und -management Wurden mögliche Notfallszenarien (wie langer Ausfall eines Schlüsselmitarbeitenden, Unfall des Unternehmers, Tod einer Schlüsselperson) bewertet und vorbereitet? Ja Nein Gibt es Pläne für die Nachfolge und Übergabe im Falle eines unerwarteten Ausfalls des Unternehmers? Ja Nein Prävention und Sensibilisierung Wie häufig führt das Unternehmen Notfallübungen oder Risikobewertungen durch? Werden Mitarbeitende regelmässig in Bezug auf Notfallpläne geschult und sensibilisiert? Ja Nein Ist jemand in Ihrem Betrieb organhaftpflichtversichert (Organe wie Verwaltungsrat, Geschäftsführer)? Ja Nein Gibt es spezifische Herausforderungen oder Bedenken, die bisher nicht genannt oder gefragt wurden? Abschluss Sehen Sie aktuell Hindernisse oder Herausforderungen bei der Umsetzung einer effektiven Notfallplanung? Welche Unterstützung benötigen Sie, um eine umfassende Notfallplanung in Ihrem Unternehmen zu etablieren? Kontaktdaten für weitere Informationen (Name des Absenders, Kontaktdaten wie E-Mail und Telefonnummer, weitere Bemerkungen) Falls Du menschlich bist, lasse dieses Feld leer. Senden
